Cambiar de CRM para WhatsApp asusta por una sola razón: el miedo a perder tus contactos y tus conversaciones. La buena noticia es que los contactos se migran sin problema y el cambio se hace en una tarde si sigues el orden correcto. Esta guía te lleva paso a paso.
Qué se migra y qué no
Antes de mover nada conviene tener claras las expectativas, porque aquí es donde la gente se frustra. No todo cruza de una plataforma a otra.
| Dato | ¿Se migra? | Cómo |
|---|---|---|
| Contactos (nombre, teléfono, correo) | Sí | Exportas en CSV, vCard o Excel y los importas |
| Etiquetas y grupos | Casi siempre | Vienen en el mismo archivo o se recrean en minutos |
| Notas y campos personalizados | A veces | Depende de si el CRM viejo los exporta |
| Historial de conversaciones | No | Cada plataforma guarda los mensajes en su propia base |
| El número de WhatsApp | Sí | Es tuyo; solo lo reconectas en la herramienta nueva |
El historial de chats no se pierde: sigue en tu teléfono y en la cuenta anterior. Simplemente no aparece dentro del CRM nuevo, porque no hay forma estándar de exportar e importar conversaciones entre plataformas distintas.
Paso 1: exporta tus contactos del CRM actual
Casi todos los CRM tienen un botón de exportar en la sección de contactos. Busca la opción de descargar en CSV o Excel. Si te deja elegir columnas, incluye al menos nombre, teléfono, correo y etiquetas. Guarda ese archivo; es tu respaldo y tu punto de partida.
- Si tu CRM no tiene exportar, revisa si al menos deja copiar la lista o pídelo a su soporte antes de cancelar.
- Revisa que los teléfonos vengan completos con lada. Si están sin el código de país, un buen importador los corrige, pero conviene revisarlos.
- Si llevas etiquetas o grupos importantes, anótalos aparte por si el archivo no los trae.
Paso 2: crea tu cuenta nueva e importa
Crea la cuenta en el CRM nuevo antes de tocar tu número. En Bodezy CRM el importador acepta CSV, vCard y Excel, y acomoda las columnas aunque el archivo venga desordenado, además de quitar duplicados. Sube tu archivo, revisa la vista previa y confirma. En minutos tienes tu cartera lista.
Aprovecha la importación para limpiar. Es el mejor momento para borrar contactos muertos, unificar duplicados y ponerle grupos claros a tu base. Entrar a la herramienta nueva con la casa ordenada rinde más que arrastrar años de desorden.
Paso 3: conecta tu número de WhatsApp
Aquí está la parte que más dudas genera: no necesitas un número nuevo. Tu número de WhatsApp es tuyo y lo reconectas en la herramienta nueva. Si el CRM conecta por código QR, es tan simple como escanear un código desde WhatsApp, igual que cuando abres WhatsApp Web. Si usas la API oficial, el número se transfiere entre proveedores, aunque ese trámite toma más tiempo.
¿Y si estoy conectado por API oficial?
Un número que ya está en la API oficial de WhatsApp con un proveedor se puede migrar a otro, pero implica un proceso con Meta que puede tardar días. Si esa es tu situación, planéalo con calma y no canceles el proveedor viejo hasta que el nuevo esté funcionando. Si conectas por código QR, no hay ningún trámite: reconectas y listo.
Paso 4: no apagues lo viejo de golpe
El error más común es cancelar el CRM anterior el mismo día. No lo hagas. Deja la cuenta vieja activa unos días como red de seguridad: si necesitas consultar una conversación pasada, ahí sigue. Cuando tu equipo ya esté cómodo con la herramienta nueva y hayan pasado unos días sin sobresaltos, entonces das de baja la anterior.
- Avisa a tu equipo con un día de anticipación para que nadie siga entrando a la herramienta vieja.
- Vuelve a cargar tus respuestas rápidas o plantillas en el CRM nuevo desde el primer día.
- Revisa que las automatizaciones importantes (respuestas automáticas, recordatorios) queden configuradas antes de depender del sistema nuevo.
Checklist de migración
- Exporté mis contactos en CSV o Excel y guardé el archivo.
- Anoté mis etiquetas, grupos y automatizaciones importantes.
- Creé la cuenta nueva e importé los contactos.
- Limpié duplicados y contactos muertos en la importación.
- Reconecté mi número de WhatsApp (por QR o API).
- Cargué mis plantillas y respuestas rápidas.
- Configuré las automatizaciones clave.
- Avisé a mi equipo del cambio.
- Dejé la cuenta vieja activa unos días como respaldo.
- Di de baja la anterior cuando todo estuvo estable.
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Empieza tu prueba gratisPreguntas frecuentes
¿Pierdo mis conversaciones al cambiar de CRM?
Las conversaciones no se copian de una plataforma a otra, pero no se pierden: siguen en tu teléfono y en la cuenta anterior mientras la tengas activa. Lo que sí migra sin problema son tus contactos, con nombre, teléfono, correo y por lo general sus etiquetas. Por eso conviene dejar la cuenta vieja encendida unos días, para consultar cualquier chat pasado que necesites.
¿Necesito un número de WhatsApp nuevo para cambiar de CRM?
No. Tu número es tuyo y lo reconectas en la herramienta nueva. Si el CRM conecta por código QR, escaneas un código y listo, igual que WhatsApp Web. Si estás en la API oficial, el número se transfiere entre proveedores con un trámite de Meta que tarda más, pero tampoco cambias de número.
¿Cuánto tarda migrar de un CRM a otro?
La parte de contactos es cosa de minutos: exportas, importas y ya. Reconectar el número por QR es inmediato. Si estás en la API oficial, la transferencia del número puede tardar días. En total, una migración por QR se hace en una tarde; una por API conviene planearla con una semana de margen.
¿Puedo importar mis contactos si vienen de Excel o de mi teléfono?
Sí. Un buen importador acepta CSV, vCard y Excel, y acomoda las columnas aunque el archivo venga desordenado o sin encabezados. Sirve lo mismo un export de otro CRM que la agenda de tu teléfono o una hoja de cálculo que llevabas a mano. El sistema normaliza los teléfonos y quita duplicados al subir.
¿Debo cancelar mi CRM anterior de inmediato?
No conviene. Deja la cuenta vieja activa unos días como respaldo, por si necesitas consultar una conversación pasada o algo no quedó bien configurado. Cuando tu equipo ya use la herramienta nueva sin problemas, entonces das de baja la anterior. Cancelar el mismo día es el error más común y el más caro.